Datenschutzerklärung
Version 4, gültig ab 1.11.2026
Entwurf – vor Veröffentlichung anwaltlich prüfen lassen
Diese Fassung ist ein Entwurf und ersetzt keine Rechtsberatung.
1. Verantwortlicher
Aurevia Facility Solutions UG (haftungsbeschränkt), Leopoldstraße 2–8, 32051 Herford, vertreten durch den Geschäftsführer. Kontakt: über das Kontaktformular oder die im Impressum genannte E-Mail-Adresse. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da keine gesetzliche Pflicht besteht.
2. Hosting, Datenbank und Server-Logs
Die Website und die Datenbank werden über Lovable Cloud betrieben (Lovable Labs Incorporated). Auslieferung und Serverfunktionen laufen über das weltweite Netzwerk von Cloudflare, Inc.; Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher werden von Supabase, Inc. bereitgestellt. Der Serverstandort der Datenbank ist derzeit die Region USA (Osten). Für Übermittlungen in die USA stützen wir uns auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission bzw. – soweit der Anbieter zertifiziert ist – auf das EU-US Data Privacy Framework (Art. 44 ff. DSGVO). Mit den Anbietern bestehen bzw. werden Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen (Art. 28 DSGVO). Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Daten verarbeitet (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browsertyp, Fehlermeldungen), um die Website auszuliefern und ihre Sicherheit zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Server-Logs werden nach höchstens 30 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls benötigt werden.
3. Keine Tracking-Cookies, kein Cookie-Banner
Wir setzen keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies und binden keine Werbe- oder Analyse-Dienste ein. Für angemeldete Nutzer wird die Anmeldesitzung im lokalen Speicher des Browsers abgelegt; das ist für den vom Nutzer gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligungsabfrage („Cookie-Banner“) ist daher nicht erforderlich.
4. Selbst gehostete Schriften
Die Schriftarten (Plus Jakarta Sans, Inter) werden von unserem eigenen Server geladen. Es findet keine Verbindung zu Google Fonts statt.
5. Kontaktformular
Bei Nutzung des Kontaktformulars verarbeiten wir Anliegen, Firmenname, Ansprechpartner, E-Mail, optional Telefon, Region und Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir einen nicht umkehrbaren Hashwert Ihrer IP-Adresse für die Begrenzung der Anfragen pro Stunde. Die Anfrage wird per E-Mail an unser Postfach weitergeleitet. Anfragen löschen wir nach Abschluss, spätestens nach 2 Jahren, sofern keine Aufbewahrungspflichten bestehen.
6. Registrierung, Kundenkonto und Vertragsdaten
Für Registrierung und Verträge verarbeiten wir Anrede, Name, Funktion, geschäftliche E-Mail, Telefon, optional Mobilnummer, Firmendaten (Firma, Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer, optional Handelsregister und Website, abweichende Rechnungsadresse), Bestellungen, Rechnungen, gemerkte Aufträge und gespeicherte Suchen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Die E-Mail-Adresse wird per Bestätigungslink verifiziert. Änderungen am Firmenprofil werden protokolliert, um die Richtigkeit der Vertragsdaten nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bei jeder Bestellung speichern wir eine Kopie der zu diesem Zeitpunkt hinterlegten Daten.
7. Zustimmungsprotokoll
Erteilte Bestätigungen und Zustimmungen (Unternehmereigenschaft, AGB, Kenntnisnahme dieser Hinweise, Richtigkeit der Angaben, Vorauszahlung, Einwilligung in Auftragsmitteilungen, Annahme eines Service-Angebots) speichern wir mit Wortlaut, Dokumentversion, Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung. Zweck ist der Nachweis des Vertragsschlusses und der Einwilligungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO, Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Das Protokoll ist nicht nachträglich änderbar und wird für die Dauer des Kundenverhältnisses und danach bis zum Ablauf der Verjährungsfristen (in der Regel 3 Jahre, bei Bestellbezug bis zu 10 Jahre) aufbewahrt.
8. Ausschreibungsservice und hochgeladene Dateien
Für den Ausschreibungsservice verarbeiten wir Ihre Angaben zur Ausschreibung, Nachrichten und die von Ihnen hochgeladenen Nachweise sowie die von uns bearbeiteten Unterlagen. Dateien liegen in einem nicht öffentlichen Speicher und sind nur für Sie und uns abrufbar (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sie werden 3 Jahre nach Abschluss des Vorgangs gelöscht, soweit sie nicht Bestandteil aufbewahrungspflichtiger Unterlagen sind.
9. E-Mail-Versand
Wir versenden E-Mails zu Konto, Bestellungen, Rechnungen, Ausschreibungsservice und – bei Einwilligung – Auftragsmitteilungen über den E-Mail-Dienst von Lovable Cloud im Auftrag. Versandprotokolle (Empfänger, Betreff, Status, Zeitpunkt) speichern wir zum Nachweis des Zugangs bis zu 2 Jahre.
10. Auftragsmitteilungen per E-Mail
Auftragsmitteilungen zu gespeicherten Suchen versenden wir nur mit Ihrer gesonderten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – im Kundenbereich oder über den Abmeldelink in jeder E-Mail, ohne Anmeldung.
11. Karten (OpenStreetMap)
Auf der Suchseite wird eine Karte mit Kartenkacheln der OpenStreetMap Foundation (St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich) angezeigt. Dabei übermittelt Ihr Browser Ihre IP-Adresse, die angefragten Kartenausschnitte und Browserinformationen an deren Server (tile.openstreetmap.org). Die Karte wird erst geladen, wenn die Suchseite aufgerufen wird. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer anschaulichen Darstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Kartendaten © OpenStreetMap-Mitwirkende (ODbL).
12. Offene Datenquellen
Ausschreibungen beziehen wir ausschließlich aus offiziellen, öffentlich zugänglichen Quellen: TED (Amtsblatt der Europäischen Union, Such-API) und Datenservice Öffentlicher Einkauf (oeffentlichevergabe.de, Lizenz CC0). Postleitzahlen und Koordinaten stammen von GeoNames (CC BY 4.0). Bekanntmachungen können Namen und Kontaktdaten von Vergabestellen enthalten; diese verarbeiten wir nur im veröffentlichten Umfang und verweisen stets auf die Originalbekanntmachung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
13. Speicherdauer im Überblick
- Server-Logs: höchstens 30 Tage - Kontaktanfragen: bis zum Abschluss, höchstens 2 Jahre - Kundenkonto und Profil: bis zur Löschung des Kontos - Bestellungen, Rechnungen, Stornorechnungen und Buchungsbelege: 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB) - Geschäftsbriefe und vertragsbezogene E-Mails: 6 Jahre (§ 257 HGB) - Zustimmungsprotokoll: bis zum Ablauf der Verjährung, bei Bestellbezug bis zu 10 Jahre - Gespeicherte Suchen und gemerkte Aufträge: bis zur Löschung durch Sie oder des Kontos
14. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit widerrufen. Anfragen richten Sie bitte über das Kontaktformular mit dem Anliegen „Datenschutz“ an uns.
15. Beschwerderecht
Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der für uns zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.
16. Pflicht zur Bereitstellung
Die als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten sind für Registrierung und Vertragsschluss erforderlich; ohne sie können wir keinen Vertrag schließen.
Interne Kundenbetreuung
Zur internen Kundenbetreuung fassen wir Registrierungs-, Kontakt-, Bestell-, Zahlungs-, Paket- und Serviceinformationen in vertraulichen Inhaberübersichten zusammen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO); diese sind nur mit Verwaltungsberechtigung und Zwei-Faktor-Anmeldung zugänglich und werden ausschließlich an die konfigurierte interne Inhaberadresse, nicht an Dritte, übermittelt.